Sokan felteszik maguknak a kérdést, amikor céget alapítanak, hogy elég lesz egy székhelyszolgáltatás, vagy inkább közösségi irodába lenne érdemes bejelentkezni? A válasz attól függ, hogy milyen igényeket szeretne kiszolgálni, hogyan dolgozik a mindennapokban, és mi a legfontosabb a vállalkozás működése szempontjából.

A közösségi irodák (coworking irodák) elsősorban azoknak kedveznek, akiknek szükségük van arra, hogy rendszeresen irodai környezetben dolgozzanak, még akkor is, ha nem tartanak fenn saját irodát. Egy coworking iroda előnye, hogy nemcsak egy székhelyet biztosít, hanem munkaállomást, tárgyalóhasználatot, közösségi tereket, internetet, nyomtatót, és sokszor rendezvényeket is. Kiváló választás lehet azoknak a cégeknek vagy egyéni vállalkozóknak, akik napi szinten igénylik az irodai infrastruktúrát, a személyes ügyfélfogadást, vagy egyszerűen szeretnek közösségben, inspiráló környezetben dolgozni.

Ugyanakkor a közösségi irodák fenntartása elég költséges lehet, hiszen a bérleti díj magában foglalja az iroda tényleges használatát is. Ha a vállalkozás nem kíván napi rendszerességgel irodai jelenlétet, vagy kizárólag online működik, sok esetben felesleges terhet róhat a cégre egy közösség iroda havi díja. Ilyenkor a székhelyszolgáltatás egyszerűbb, célszerűbb és gazdaságosabb megoldás.

Azoknak ideális, akiknek nincs szükségük állandó irodai jelenlétre, ugyanakkor a jogszabály szerint kötelező székhelyet bejelenteniük. Ez igaz például a mikrovállalkozásokra, az online szolgáltatókra, webshopokra, tanácsadókra vagy éppen a külföldi tulajdonú cégekre, amelyek csak a hivatalos levelezés, hatósági elérhetőség miatt keresnek megbízható székhelyet. Ilyenkor elegendő egy hivatalos cím, ahol a postát fogadják, kezelik, értesítik az ügyfelet a küldeményekről, és biztosítják a hatóságokkal kapcsolatos ügyintézés feltételeit.

A székhelyszolgáltatás legnagyobb előnye tehát a költséghatékonyság és a kényelem. Nem kell irodát bérelni, berendezni, fenntartani, nem kell napi szinten bejárni sehova, mégis biztosított a jogszabályoknak megfelelő székhely, stabil postakezeléssel, hatósági szemle lebonyolításával és teljes körű adminisztrációs háttérrel. Azoknak való, akik inkább otthonról, távmunkában, vagy akár külföldről irányítják a vállalkozásukat, és felesleges lenne egy iroda fenntartása.

Fontos látni azt is, hogy a közösségi iroda nem helyettesíti automatikusan a székhelyszolgáltatást. Egy coworking iroda lehet bejegyezhető székhely, de nem minden esetben kínál más fontos szolgáltatást, például postakezelést vagy hatósági szemlén való közreműködést. Ezért, aki közösségi irodát választana, érdemes előre meggyőződni arról, hogy a teljeskörű székhelyszolgáltatás is elérhető-e ott, vagy szükség lesz mellé még egy külön szolgáltatóra.

Mindkét megoldásnak megvan a maga helye és előnye, a döntés azonban attól függ, mire van valójában szüksége a vállalkozásnak. Ha a napi irodai jelenlét, inspiráló környezet, közösségi élet és tárgyalóhasználat fontos, akkor egy coworking iroda jó döntés lehet. Ha viszont a cél a hivatalos székhely biztosítása, a gördülékeny postakezelés és a jogszerű működés garantálása, akkor a székhelyszolgáltatás lesz a gazdaságosabb és praktikusabb megoldás.